Xuất phát từ nhu cầu chia sẻ và cập nhật lịch công tác của các tư vấn, giảng viên và nhân viên khác trong 2 công ty mà xác suất bố trí trùng lịch làm việc là rất cao do các tư vấn và giảng viên đều tham gia nhiều dự án cùng lúc ở cả hai công ty (trên cả nhiều máy tính và mobile), tôi đã thử nghiệm khá nhiều giải pháp khác nhau kể cả về dịch vụ lịch online (Google) cũng như các giải pháp đồng bộ lịch miễn phí như Google Calendar Sync hay Calgoo Connect cũng như sự kết hợp của những giải pháp này.
Phải đến khi Microsoft hỗ trợ Exchange cho Hotmail và cung cấp thêm add-in Hotmail Connector cho MS Outlook thì mới thực sự đáp ứng được yêu cầu trên, đồng thời giảm thiểu được lỗi do nhiều người cùng tương tác với lịch một lúc. Đáng tiếc là Hotmail Exchange vẫn chưa hoạt động trên các hệ điều hành mobile khác như Windows Mobile hay Android.
Hướng dẫn sync lịch có thể thực hiện như dưới đây.
Sync nhiều lịch trên Hotmail với các máy tính cài Outlook
o Tạo tài khoản hotmail, ví dụ abc@hotmail.com
o Đăng nhập tài khoản này, bạn sẽ thấy có 1 lịch default là abc’s calendar in abc@hotmail.com
o Tạo thêm lịch khác, ví dụ def
o Download phần mềm Hotmail Outlook Connector theo link sau: http://download.microsoft.com/download/3/A/B/3ABEEF03-F48D-4172-A2F7-196C3E97559B/OutlookConnector.exe
o Thoát hắn Outlook (bấm File/Exit)
o Chạy file vừa download về để cài đặt
o Chạy Outlook
o Trên Menu sẽ xuất hiện thêm menu mới: Outlook Connector
o Bấm Outlook Connector/Add new account
o Nhập các thông tin của tài khoản
§ Tên: Tùy chọn
§ Tài khoản: abc@hotmail.com
§ Password: pass
o Thoát Outlook
o Khởi động lại Outlook
o Bấm Send and receive để đồng bộ lịch
o Trên lịch của Outlook xuất hiện thêm 2 Calendar mới:
§ Abc’s Calendar in abc@hotmail.com
§ Def in abc@hotmail.com
o Thêm, bớt, sửa lịch như bình thường.
o Sync nhiều lịch giữa Hotmail và Iphone:
Sync nhiều lịch trên Hotmail với nhiều Iphone
o Trên Iphone, chọn Setting/Mail, Contacts and Calendars/Add Account/Microsoft Exchange
o Nhập tài khoản Hotmail
o Mục Server, nhập: m.hotmail.com
o Chọn Calendars
o Đóng Setting của Calendars lại
o Mở Calendars, Iphone sẽ tự động cập nhật lịch theo từng lớp khi có kết nối Internet
Bây giờ bạn đã có thể đồng bộ nhiều lịch giữa nhiều iphone, máy tính (outlook) và một hoặc nhiều tài khoản hotmail. Cài đặt tương tự cho cả nhóm để đồng bộ lịch giữa các thành viên cả nhóm.
