Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC digiiMS

Tổng quan về phần mềm Quản trị Doanh nghiệp OOC digiiMS

• OOC digiiMS giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. 
• Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý chuyên sâu, hướng tới hợp nhất quản lý và điều hành
• OOC digiiMS có thân thiện, dễ sử dụng, khả năng tùy biến và tính mở cao
• Phần mềm có hệ thống báo cáo động và đáp ứng xuất sắc các nhu cầu quản lý
• OOC digiiMS giúp doanh nghiệp tự thiết kế các hệ thống quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu ngành và mô hình kinh doanh

Đặc tính nổi bật

• Phần mềm duy nhất có công cụ và CSDL để doanh nghiệp có thể tự thiết kế và thay đổi 
• Ngân hàng dữ liệu có sẵn tùy thuộc ngành nghề – dựa trên kinh nghiệm tư vấn gần 20 năm cho nhiều công ty lớn.
• Tính năng linh hoạt và đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp
• Báo cáo hình ảnh hóa được cập nhật liên tục, linh hoạt và hấp dẫn
• Hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm

Lợi ích vượt trội

• Quản lý nhân sự theo hướng “phát triển nguồn nhân lực”
• Tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
• Tập trung vào nhu cầu của nhà quản lý
• Phần mềm duy nhất cho phép tự thiết kế hệ thống và công cụ quản lý
• Tận dụng kinh nghiệm thực tế của đội ngũ tư vấn

Các phân hệ của Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp digiiMS

• Quản lý nhân sự nền tảng digiiHRCore
• Quản lý Đãi ngộ digiiC&B
• Đánh giá năng lực digiiCAT
• Quản lý KPI digiiKPI
• Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW

Phần mềm quản lý - Kinh nghiệm triển khai

Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.

Chào anh, Anh Trung vui lòng giới thiệu qua về doanh nghiệp?

Anh Trung: Công ty TNHH Maxtour thành lập năm 2016, hoạt động trong ngành du lịch và có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ du lịch, đặt vé máy bay, phòng khách sạn nghỉ dưỡng,… Maxtour có đội ngũ làm việc nhiệt tình và chuyên nghiệp, mục tiêu của công ty là mang đến sự thoải mái, hài lòng cùng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Từ khi nào anh nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng các phần mềm quản lý?

Anh Trung: Ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp, tôi đã ý thức được tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp trong thực tế vận hành doanh nghiệp làm sao cho đúng đủ và có hiệu quả. Nhưng khi thực sự bắt tay vào làm việc, rất khó để có thể sử dụng phần mềm quản lý từ những ngày đầu tiên trừ khi bạn có tiềm lực kinh tế lớn hoặc đã được thừa hưởng sẵn một hệ thống hoàn chỉnh.

Hiện nay anh đang sử dụng các phần mềm quản lý nào?

Anh Trung: Hiện nay tôi đang sử dụng một phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng tích hợp cùng tính năng quản lý giao việc và excel – hỗ trợ quản lý doanh thu, chi phí và các dòng tiền.

Tiêu chí của anh khi quyết định sử dụng lâu dài một phần mềm là gì?

Anh Trung: Tiêu chí đầu tiên chắc chắn là phần mềm đó phải cung cấp nhiều tính năng linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Input và output của phần mềm cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà tôi luôn cân nhắc. Cần đảm bảo việc nhập dữ liệu đầu vào không quá phức tạp và mất quá nhiều thời gian, cũng như những báo cáo tổng kết cần trưc quan, có ích cho những quyết định tương lai của doanh nghiệp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ hướng dẫn sử dụng từ các NCC phần mềm cũng là điều tôi quan tâm. Những chính sách và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các NCC sẽ giúp tôi hiểu rõ tất cả các tính năng của các phần mềm trong thời gian ngắn nhất. Và yếu tố quan trọng hơn cả là tính năng bảo mật thông tin trên nền tảng cloud khi doanh nghiệp sử dụng gói doanh nghiệp thuê dài hạn.

Qua thời gian sử dụng, anh thấy mức độ đáp ứng của các phần mềm quản lý anh đã sử dụng với nhu cầu công việc như thế nào?

Anh Trung: Về tổng quan thì các phần mềm cũng đã đáp ứng được một số nhu cầu chung nhất định của doanh nghiệp, nhưng để thực sự phù hợp với quy mô của Maxtour và các yêu cầu đặc thù của riêng ngành du lịch thì tôi vẫn phải thực hiện thủ công nhiều thao tác.

Việc nhập liệu nhiều lần vào các phần mềm khác nhau cũng là điều phiền toái, mất khá nhiều thời gian và tăng khả năng sai khác dữ liệu giữa các nguồn khác nhau.

Vướng mắc lớn nhất hiện nay đối với việc sử dụng các phần mềm quản lý của công ty hiện nay là gì?

Anh Trung: Vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Maxtour gặp phải đó là sự thiếu tính tích hợp chặt chẽ giữa tất cả các phần mềm đang sử dụng. Các module cần được tích hợp với nhau tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt thì mới có thể đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu và dễ dàng luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban

Việc đảm bảo tất cả các nhân sự trong công ty đều biết và sử dụng thành thạo các phần mềm mà không mất quá nhiều thời gian cũng là một bài toán khó cho bất kỳ nhà quản lý nào. Cần nhất sự giao tiếp hiệu quả hai chiều giữa nhà quản lý và nhân viên: sự quyết liệt từ các cấp lãnh đạo để nhân viên hiểu và nhận ra tầm quan trọng của phần mềm và phản hồi từ nhân viên – những người trực tiếp sử dụng phần mềm hằng ngày.

Anh có dự kiến gì về việc tìm kiếm/hoàn thiện giải pháp quản lý doanh nghiệp?

Anh Trung: Mặc dù đã tham khảo khá nhiều phần mềm trên thị trường nhưng tôi vẫn chưa tìm được một giải pháp hoàn hảo phù hợp với doanh nghiệp mình. Với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tôi tìm kiếm một phần mềm tổng thể như mini-ERP: mô hình ứng dụng công nghệ thông tin tất cả trong một (all-in-one) vào trong quản lý hoạt động kinh doanh, phản ánh mọi hoạt động phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, giúp cho tôi có thể kiểm soát được tình hình và các nguồn lực hiện có của mình.

Phần mềm mini-ERP này cần phải có tính mở, đó chính là khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có hệ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp và ứng dụng thứ ba – nếu trong tương lai Maxtour có dự định muốn mở rộng và cần thêm nhiều tính năng từ các phần mềm khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Xin cám ơn anh đã chia sẻ.

Thực hiện bởi Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp – Kinh nghiệm triển khai từ Maxtour

Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó.

Các bước khi quản lý công việc và giao việc là:

• Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
• Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
• Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý công việc tại văn phòng, công ty mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)

1. Công cụ để tổ chức và sắp xếp, quản lý công việc

1.1. Danh sách những việc cần làm ( Simple to-do list)

Mỗi quy trình quản lý công việc đều bắt đầu với một danh sách việc cần làm.

Tất cả bạn cần là một tờ giấy hoặc một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do lis app) được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc. Bước đầu, bạn cần xác định các mục tiêu rõ ràng và biến chúng thành kế hoạch thực tế (actions plan). Sau đó, viết danh sách công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Bạn thậm chí có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể làm cho tiến trình thực hiện dự án rõ ràng hơn nhiều.

Tiêu chí cho một to-do list phù hợp đó chính là ngắn gọn. Một danh sách việc dài vô tận sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và chán nản.

(Note: Để tránh làm cho danh sách việc của bạn quá dài, hãy giới hạn các đầu việc dưới 20 công việc để duy trì sự tập trung và dành ưu tiên, thời gian cho những công việc quan trọng nhất mang lại giá trị cho mục tiêu chung. Hãy tập trung để hoàn thành công việc trước deadline, đừng lảng tránh và trì hoãn những công việc khó khăn, cố gắng mỗi ngày hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn trong to-do list của bạn.)

Hoàn thành các nhiệm vụ từ to-do list cũng đơn giản như việc tạo ra chúng vậy. Hoàn thành công việc và đánh dấu ngay lúc đó. Điều này rất quan trọng, rất nhiều lần tôi đã bỏ qua phần này và ngày hôm sau, tôi lại mất thời gian để hồi tưởng rằng mình đã hoàn thành đến phần nào của công việc và mình cần bắt đầu từ đâu.

1.2. Danh sách nhiệm vụ chi tiết ( Detailed task lists)

To-do lists có thể đáp ứng được để quản lý công việc cho cá nhân hoặc quản lý công việc cho các dự án đơn giản. Tuy nhiên, nếu ở cấp độ nhóm nhiều người và dự án lớn thì bạn nên dùng danh sách nhiệm vụ chi tiết.

Mặc dù có cấu trúc tương tự nhau, danh sách nhiệm vụ chi tiết chứa nhiều chi tiết hơn đáng kể so với to-do lists. Những chi tiết này giúp việc thực hiện và hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Những chi tiêt của danh sách nhiệm vụ chi tiết trong phần mềm quản lý giao việc bao gồm người phụ trách chúng, deadline, thứ tự ưu tiên, loại thanh toán, giờ và chi phí ước tính, mô tả nhiệm vụ, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa.

Khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc, bạn có thể chia một dự án lớn hơn thành một loạt các danh sách nhiệm vụ theo giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm chịu trách nhiệm

Ngoài ra bạn cần lưu ý mức độ chi tiết (ngày nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, chi phí ước tính, v.v.) mà mỗi tác vụ chứa và thực sự phụ thuộc vào khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc.

1.3. Nhiệm vụ con (subtasks)

Bây giờ, bạn có thể có một loạt các công việc trong danh sách của mình có chứa nhiều bước hoặc quá phức tạp để bạn gọi chúng là một nhiệm vụ.

Ví dụ: Bạn cần phải viết một bài viết mới trên blog cho website của bạn. Bạn sẽ mô tả công việc như thế nào khi viết tên nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc? Chỉ đơn giản là: “Viết bài”?. Bạn sẽ cần phải thực hiện một nghiên cứu từ khóa, rà soát lại các bài viết của đối thủ cạnh tranh, đưa ra một phác thảo và có thể tạo ra một vài hình ảnh ngay cả trước khi bạn đến phần viết.

Vì vậy, nếu bạn muốn mô tả chi tiết hơn cho nhiệm vụ lớn, hãy chia nhiệm vụ lớn thành các công việc con (subtasks). Khi sử dụng phần mềm Quản lý giao việc, Bạn có thể chỉ định mỗi nhiệm vụ con (subtasks) cho một thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách và sẽ được hoàn thành đúng hạn.

1.4. Nhiệm vụ định kỳ

Cho dù có thích hay không, tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ định kỳ như: gửi hóa đơn hàng tháng, viết báo cáo định kỳ, tham dự các cuộc họp, hay cập nhật trạng thái hàng ngày.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, những nhiệm vụ định kỳ được tạo tự động khi được đánh dấu là hoàn chỉnh, dựa trên mẫu bạn đã thiết lập ngay từ đầu.Các nhiệm vụ định kỳ phụ thuộc tần số do bạn thiết lập.

Chẳng hạn, nếu hàng tháng bạn phải gửi một bản tin, bạn chỉ cần cài đặt trên phần mềm quản lý công việc của mình để nhắc bạn về nhiệm vụ này vào ngày đầu tiên của mỗi tháng hoặc đặt thông báo ngày đến hạn một hoặc hai ngày trước deadline, bạn sẽ luôn có đủ thời gian để chuẩn bị cho công việc.

(TIP: Nếu phần mềm quản lý giao việc bạn đang sử dụng không có tính năng này, hãy tạo một dự án riêng cho tất cả các nhiệm vụ định kỳ và để chúng ở trang thái không hoàn thành. Thay đổi ngày đến hạn của bạn một lần nữa và đặt thông báo định kỳ để bạn không quên những nhiệm vụ định kỳ này.)

2. Những phương pháp giúp bạn quản lý công việc dễ dàng và khoa học hơn

To-do lists, danh sách nhiệm vụ (task-list) phức tạp, nhiệm vụ con (subtasks) và nhiệm vụ định kỳ đều cần tổ chức và sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý mà vẫn tiện lợi cho người dùng.

Dưới đây là một số phương pháp khoa học dể bạn có thể dễ dàng quản lý công việc khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc từ lúc tạo ra công việc cho đến khi hoàn thành.

• Kanban

Kanban là một công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và quy trình công việc liên quan đến cá nhân hoặc dự án. Một bảng Kanban (hoặc bảng tiến độ) chia một dự án thành các giai đoạn, làm nổi bật các nút thắt tiềm năng cho từng giai đoạn của dự án của bạn.

Để sử dụng phương pháp bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý giao việc có tích hợp phương pháp Kaban, hoặc bảng tính trên máy tính hoặc chỉ đơn giản là một tấm bảng trắng

Cấu trúc điển hình của bảng Kaban bao gồm:

• Board: Nơi mà bạn viết tất cả các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành và quản lý trong suốt vòng đời dự án
• Danh sách (hoặc cột): thể hiện giai đoạn dự án mà qua đó thẻ (card) có thể vượt qua
• Thẻ (Cards): thể hiện một nhiệm vụ hoặc ý tưởng liên quan đến dự án

Thông thường, trước tiên mỗi nhiệm vụ hoặc công việc được thêm vào một phần gọi là Backlog (một danh sách chứa tất cả các tác vụ chưa hoàn thành những cần phải được xử lý sớm). Khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bạn sẽ di chuyển từ từ cột ngày sang cột khác.

• Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch công việc và theo dõi lịch trình dự án của bạn theo ngân sách. Nói ngắn gọn, biểu đồ trực quan này cho bạn biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào.

Nó rất lý tưởng nếu bạn làm việc với một dự án phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên, cho phép bạn ngay lập tức thực hiện các điều chỉnh khi đang trong quá trình thực hiện dự án.

Với phần mềm Quản lý giao việc áp dụng phương pháp biểu đồ Grantt, biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian cho phép bạn xem thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc phụ thuộc giữa chúng. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị: ai là người phụ trách công việc và họ phải mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.s

Nguồn: www.paymoapp.com

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.

Để đăng ký trải nghiệm Phần mềm Quản lý Công việc digiiTASK, đăng ký ngay tại đây

Để tìm hiểu và được tư vấn thêm về Phần mềm Quản lý công việc digiiTASK cũng như các phần mềm khác của OOC, vui lòng liên hệ.

Đọc thêm tại: Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: Luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý công việc.

Quản lý Công việc: Tầm quan trọng của việc sử dụng Phần mềm

Quản lý Công việc: Tầm quan trọng của việc sử dụng Phần mềm: Cách xây dựng và quản lý công việc để giúp bạn cân bằng công việc một cách dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý công việc.

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

Đối mặt với CMCN 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?

Đối mặt với Cách mạng Công nghệ 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?

Chúng ta nghe nói quá nhiều về Cách mạng Công nghệ 4.0 và ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp, nhưng ít có tài liệu hướng dẫn cụ thể doanh nghiệp nên làm gì để không bỏ lỡ, không nằm ngoài giai đoạn phát triển quan trọng này. Cách mạng Công nghệ 4.0 bao gồm việc ứng dụng những công nghệ tiến bộ quan trọng gần đây trong phần mềm quản lý, kinh doanh như Dữ liệu lớn (Big Data), Internet Vạn vật (Internet of Things – IoT), Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI).

Chuyển đổi số là gì?

Một cách lý tưởng, nếu không phải là doanh nghiệp sinh ra đã có sản phẩm, dịch vụ “số hóa”, doanh nghiệp cần hướng tới chuyển đổi số và sớm thực hiện việc này để có được lợi thế cạnh tranh, hoặc ít nhất không bị tụt hậu so với các doanh nghiệp cạnh tranh, cũng như các đối thủ cạnh tranh “công nghệ”, như Grab, AirBnB… Chuyển đối số nói đến việc doanh nghiệp số hóa các sản phẩm, dịch vụ của mình, hoặc ít nhất cũng số hóa cách thức cung cấp dịch vụ, quy trình dịch vụ bằng việc áp dụng công nghệ, để tăng tốc độ, hiệu quả cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Các ngân hàng ứng dụng công nghệ để cung cấp dịch vụ đến khách hàng thông qua hệ thống Internet Banking, Mobile Banking giúp khách hàng có thể thực hiện hầu hết giao dịch mà không cần đến chi nhánh hay phòng giao dịch, đồng thời tối đa hóa hàm lượng “tự phục vụ” của khách hàng, qua đó tiết kiệm cả thời gian và chi phí của ngân hàng và khách hàng. Các doanh nghiệp như Uber, Grab hệ thống nền tảng công nghệ để phục vụ khách hàng đồng thời thu thập thông tin về khách hàng, từ đó cá thể hóa dịch vụ hoặc dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng (ví dụ mã giảm giá)…

Liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng?

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng ngay cho việc chuyển đổi số, do tính chất của sản phẩm, dịch vụ mà họ đang cung cấp. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn chưa hề sử dụng bất cứ phần mềm quản lý nào, ngoài phần mềm kế toán. Song song với chuyển đổi số, việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, như quy trình bán hàng, quy trình sản xuất (đối với doanh nghiệp sản xuất) hay quy trình quản lý dự án (đối với doanh nghiệp kinh doanh theo dự án). Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở trong trạng thái như vậy, triển khai sớm phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp sớm chuẩn hóa quy trình và số hóa công tác quản lý của mình, giảm chi phí và tăng tốc độ cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Ngoài ra, một số doanh nghiệp dù đã ý thức được sự cần thiết phải số hóa được các quá trình thực hiện và quản lý nghiệp vụ, những các công ty vẫn chưa triển khai được phần mềm quản lý là do chưa chuẩn hóa được dòng chảy công việc, đồng bộ được các dữ liệu và thông tin chung của các mảng hoạt động khác nhau. Việc chuẩn hóa này đòi hỏi thời gian và nỗ lực của lãnh đạo công ty, của các trưởng bộ phận và sự hợp tác của họ để cùng điều chỉnh sao cho khớp được nhu cầu của mọi chức năng – vốn rất đa dạng và được diễn đạt dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau. BA dù có giỏi đến đâu mà không có được sự hợp tác nêu trên cũng không thể giúp doanh nghiệp xây dựng phần mềm quản lý phù hợp và hiệu quả.

Phương thức triển khai phần mềm quản lý

Có nhiều phương thức để doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vào công tác quản lý.

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) có tên tuổi Các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất, kinh doanh có độ trưởng thành cao, có thể lựa chọn đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) của các nhà cung cấp lớn như SAP. Đây là một giải pháp lý tưởng đối với các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất có độ trưởng thành cao, và tiến tới chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, đây cũng là giải pháp đắt đỏ, tốn thời gian và có rủi ro triển khai lớn nếu không chọn được tư vấn tốt và không có đội ngũ nhân sự đối ứng có năng lực và quyết tâm triển khai.

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) với NCC trong nước

Một phương án khác của việc đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là mua các giải pháp của các nhà cung cấp ít tên tuổi hơi (như các công ty phần mềm trong nước). Giải pháp này đỡ tốn kém hơn. Tuy nhiên cần lưu ý khâu lựa chọn và triển khai để đảm bảo lựa chọn được NCC phù hợp, phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) từ lõi phù hợp với quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp (sản xuất, phân phối hay bán hàng,..) và có đội ngũ tư vấn/triển khai có năng lực và kinh nghiệm. Một điểm khác cần lưu ý là khả năng phân tích nghiệp vụ của đội ngũ BA để giúp doanh nghiệp tùy biến phần mềm quản lý cho phù hợp.

Thuê NCC phát triển phần mềm quản lý

Nếu doanh nghiệp đủ nguồn lực và có tính đặc thù cao, có thể lựa chọn phương án thuê công ty phần mềm phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo nhu cầu của mình. Phương án này thường mất thời gian phát triển, và có rủi ro thất bại cao nếu công ty phần mềm không đủ kinh nghiệp, thiếu BA có trình độ cũng như không phân tích hết được các tình huống/biến thể trong kinh doanh. Việc nâng cấp, mở rộng sẽ khó khăn do không chia sẻ được chi phí. Thuê NCC phát triển riêng module lõi và tích hợp vào phần mềm có sẵn Doanh nghiệp có thể thuê công ty phần mềm phát triển module lõi (nếu có nhiều yếu tố đặc thù), sau đó tích hợp vào một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tiêu chuẩn. Trường hợp này vẫn đảm bảo được tính đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng tiết kiệm được thời gian xây dựng các module phổ biến như nhân sự, kế toán. Module lõi của trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là tiền đề để doanh nghiệp thực hiện việc số hóa sản phẩm/dịch vụ hoặc quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Thuê phần mềm dạng dịch vụ (SaaS)

Doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế hoặc/và “chưa từng trải”, có thể chọn phương án thuê phần mềm quản lý của các nhà cung cấp (SaaS), hay còn gọi là thuê phần mềm để triển khai, sử dụng ngay. Phương án này không tốn chi phí đầu tư ban đầu và tiết kiệm thời gian triển khai, đồng thời luôn được cập nhật tính năng mới của phần mềm quản lý thuê ngoài. Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý thuê ngoài này, theo thời gian doanh nghiệp sẽ phát hiện ra/hiểu rõ hơn nhu cầu sử dụng của mình. Nếu đến lúc đó, phần mềm quản lý thuê ngoài không đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nữa, doanh nghiệp có thể đầu tư phần mềm quản lý mới, khi đã có đủ trải nghiệm và hiểu rõ hơn yêu cầu nghiệp vụ của mình. Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm dạng dịch vụ ngày càng phổ biến ở Việt nam, như MISA, Base hay OOC.

Bắt đầu hôm nay hay đứng ngoài cuộc

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là một thách thức thực sự đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có ý thức triển khai phần mềm quản lý sớm, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hơn các vấn đề quản lý và đánh mất cơ hội kinh doanh khi không khai thác được khối lượng dữ liệu khách hàng ngày càng lớn hơn.

Nguồn: Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Xây dựng phần mềm quản lý - Trải nghiệm của người trong cuộc II

Nếu làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm khó khăn 1 thì khó khăn trong triển khai lớn gấp 3-4 lần.

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng cuốn chiếu, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng. Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu như kinh doanh, tư vấn… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Xây dựng phần mềm quản lý - Trải nghiệm người trong cuộc.

Bài viết này tôi muốn chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp một người điều hành, cũng là người đã tự tay thiết lập những hệ thống quản lý sơ khai đầu tiên cho doanh nghiệp sau khi tái cơ cấu, cho đến lúc nhận thấy không thể tiếp tục vận hành mà không có một hệ thống phần mềm quản lý tích hợp. Những chia sẻ ở đây, có thể không phải là điển hình với mọi doanh nghiệp, cũng có thể chưa phải là cách làm tối ưu, nhưng đã được sử dụng và mang lại kết quả tích cực.