Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó.

Các bước khi quản lý công việc và giao việc là:

• Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
• Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
• Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý công việc tại văn phòng, công ty mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)

1. Công cụ để tổ chức và sắp xếp, quản lý công việc

1.1. Danh sách những việc cần làm ( Simple to-do list)

Mỗi quy trình quản lý công việc đều bắt đầu với một danh sách việc cần làm.

Tất cả bạn cần là một tờ giấy hoặc một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do lis app) được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc. Bước đầu, bạn cần xác định các mục tiêu rõ ràng và biến chúng thành kế hoạch thực tế (actions plan). Sau đó, viết danh sách công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Bạn thậm chí có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể làm cho tiến trình thực hiện dự án rõ ràng hơn nhiều.

Tiêu chí cho một to-do list phù hợp đó chính là ngắn gọn. Một danh sách việc dài vô tận sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và chán nản.

(Note: Để tránh làm cho danh sách việc của bạn quá dài, hãy giới hạn các đầu việc dưới 20 công việc để duy trì sự tập trung và dành ưu tiên, thời gian cho những công việc quan trọng nhất mang lại giá trị cho mục tiêu chung. Hãy tập trung để hoàn thành công việc trước deadline, đừng lảng tránh và trì hoãn những công việc khó khăn, cố gắng mỗi ngày hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn trong to-do list của bạn.)

Hoàn thành các nhiệm vụ từ to-do list cũng đơn giản như việc tạo ra chúng vậy. Hoàn thành công việc và đánh dấu ngay lúc đó. Điều này rất quan trọng, rất nhiều lần tôi đã bỏ qua phần này và ngày hôm sau, tôi lại mất thời gian để hồi tưởng rằng mình đã hoàn thành đến phần nào của công việc và mình cần bắt đầu từ đâu.

1.2. Danh sách nhiệm vụ chi tiết ( Detailed task lists)

To-do lists có thể đáp ứng được để quản lý công việc cho cá nhân hoặc quản lý công việc cho các dự án đơn giản. Tuy nhiên, nếu ở cấp độ nhóm nhiều người và dự án lớn thì bạn nên dùng danh sách nhiệm vụ chi tiết.

Mặc dù có cấu trúc tương tự nhau, danh sách nhiệm vụ chi tiết chứa nhiều chi tiết hơn đáng kể so với to-do lists. Những chi tiết này giúp việc thực hiện và hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Những chi tiêt của danh sách nhiệm vụ chi tiết trong phần mềm quản lý giao việc bao gồm người phụ trách chúng, deadline, thứ tự ưu tiên, loại thanh toán, giờ và chi phí ước tính, mô tả nhiệm vụ, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa.

Khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc, bạn có thể chia một dự án lớn hơn thành một loạt các danh sách nhiệm vụ theo giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm chịu trách nhiệm

Ngoài ra bạn cần lưu ý mức độ chi tiết (ngày nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, chi phí ước tính, v.v.) mà mỗi tác vụ chứa và thực sự phụ thuộc vào khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc.

1.3. Nhiệm vụ con (subtasks)

Bây giờ, bạn có thể có một loạt các công việc trong danh sách của mình có chứa nhiều bước hoặc quá phức tạp để bạn gọi chúng là một nhiệm vụ.

Ví dụ: Bạn cần phải viết một bài viết mới trên blog cho website của bạn. Bạn sẽ mô tả công việc như thế nào khi viết tên nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc? Chỉ đơn giản là: “Viết bài”?. Bạn sẽ cần phải thực hiện một nghiên cứu từ khóa, rà soát lại các bài viết của đối thủ cạnh tranh, đưa ra một phác thảo và có thể tạo ra một vài hình ảnh ngay cả trước khi bạn đến phần viết.

Vì vậy, nếu bạn muốn mô tả chi tiết hơn cho nhiệm vụ lớn, hãy chia nhiệm vụ lớn thành các công việc con (subtasks). Khi sử dụng phần mềm Quản lý giao việc, Bạn có thể chỉ định mỗi nhiệm vụ con (subtasks) cho một thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách và sẽ được hoàn thành đúng hạn.

1.4. Nhiệm vụ định kỳ

Cho dù có thích hay không, tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ định kỳ như: gửi hóa đơn hàng tháng, viết báo cáo định kỳ, tham dự các cuộc họp, hay cập nhật trạng thái hàng ngày.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, những nhiệm vụ định kỳ được tạo tự động khi được đánh dấu là hoàn chỉnh, dựa trên mẫu bạn đã thiết lập ngay từ đầu.Các nhiệm vụ định kỳ phụ thuộc tần số do bạn thiết lập.

Chẳng hạn, nếu hàng tháng bạn phải gửi một bản tin, bạn chỉ cần cài đặt trên phần mềm quản lý công việc của mình để nhắc bạn về nhiệm vụ này vào ngày đầu tiên của mỗi tháng hoặc đặt thông báo ngày đến hạn một hoặc hai ngày trước deadline, bạn sẽ luôn có đủ thời gian để chuẩn bị cho công việc.

(TIP: Nếu phần mềm quản lý giao việc bạn đang sử dụng không có tính năng này, hãy tạo một dự án riêng cho tất cả các nhiệm vụ định kỳ và để chúng ở trang thái không hoàn thành. Thay đổi ngày đến hạn của bạn một lần nữa và đặt thông báo định kỳ để bạn không quên những nhiệm vụ định kỳ này.)

2. Những phương pháp giúp bạn quản lý công việc dễ dàng và khoa học hơn

To-do lists, danh sách nhiệm vụ (task-list) phức tạp, nhiệm vụ con (subtasks) và nhiệm vụ định kỳ đều cần tổ chức và sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý mà vẫn tiện lợi cho người dùng.

Dưới đây là một số phương pháp khoa học dể bạn có thể dễ dàng quản lý công việc khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc từ lúc tạo ra công việc cho đến khi hoàn thành.

• Kanban

Kanban là một công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và quy trình công việc liên quan đến cá nhân hoặc dự án. Một bảng Kanban (hoặc bảng tiến độ) chia một dự án thành các giai đoạn, làm nổi bật các nút thắt tiềm năng cho từng giai đoạn của dự án của bạn.

Để sử dụng phương pháp bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý giao việc có tích hợp phương pháp Kaban, hoặc bảng tính trên máy tính hoặc chỉ đơn giản là một tấm bảng trắng

Cấu trúc điển hình của bảng Kaban bao gồm:

• Board: Nơi mà bạn viết tất cả các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành và quản lý trong suốt vòng đời dự án
• Danh sách (hoặc cột): thể hiện giai đoạn dự án mà qua đó thẻ (card) có thể vượt qua
• Thẻ (Cards): thể hiện một nhiệm vụ hoặc ý tưởng liên quan đến dự án

Thông thường, trước tiên mỗi nhiệm vụ hoặc công việc được thêm vào một phần gọi là Backlog (một danh sách chứa tất cả các tác vụ chưa hoàn thành những cần phải được xử lý sớm). Khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bạn sẽ di chuyển từ từ cột ngày sang cột khác.

• Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch công việc và theo dõi lịch trình dự án của bạn theo ngân sách. Nói ngắn gọn, biểu đồ trực quan này cho bạn biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào.

Nó rất lý tưởng nếu bạn làm việc với một dự án phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên, cho phép bạn ngay lập tức thực hiện các điều chỉnh khi đang trong quá trình thực hiện dự án.

Với phần mềm Quản lý giao việc áp dụng phương pháp biểu đồ Grantt, biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian cho phép bạn xem thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc phụ thuộc giữa chúng. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị: ai là người phụ trách công việc và họ phải mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.s

Nguồn: www.paymoapp.com

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.

Để đăng ký trải nghiệm Phần mềm Quản lý Công việc digiiTASK, đăng ký ngay tại đây

Để tìm hiểu và được tư vấn thêm về Phần mềm Quản lý công việc digiiTASK cũng như các phần mềm khác của OOC, vui lòng liên hệ.

Đọc thêm tại: Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị