Phần mềm quản lý doanh nghiệp – Kinh nghiệm triển khai từ Maxtour

Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó.

Các bước khi quản lý công việc và giao việc là:

• Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
• Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
• Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý công việc tại văn phòng, công ty mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)

1. Công cụ để tổ chức và sắp xếp, quản lý công việc

1.1. Danh sách những việc cần làm ( Simple to-do list)

Mỗi quy trình quản lý công việc đều bắt đầu với một danh sách việc cần làm.

Tất cả bạn cần là một tờ giấy hoặc một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do lis app) được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc. Bước đầu, bạn cần xác định các mục tiêu rõ ràng và biến chúng thành kế hoạch thực tế (actions plan). Sau đó, viết danh sách công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Bạn thậm chí có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể làm cho tiến trình thực hiện dự án rõ ràng hơn nhiều.

Tiêu chí cho một to-do list phù hợp đó chính là ngắn gọn. Một danh sách việc dài vô tận sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và chán nản.

(Note: Để tránh làm cho danh sách việc của bạn quá dài, hãy giới hạn các đầu việc dưới 20 công việc để duy trì sự tập trung và dành ưu tiên, thời gian cho những công việc quan trọng nhất mang lại giá trị cho mục tiêu chung. Hãy tập trung để hoàn thành công việc trước deadline, đừng lảng tránh và trì hoãn những công việc khó khăn, cố gắng mỗi ngày hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn trong to-do list của bạn.)

Hoàn thành các nhiệm vụ từ to-do list cũng đơn giản như việc tạo ra chúng vậy. Hoàn thành công việc và đánh dấu ngay lúc đó. Điều này rất quan trọng, rất nhiều lần tôi đã bỏ qua phần này và ngày hôm sau, tôi lại mất thời gian để hồi tưởng rằng mình đã hoàn thành đến phần nào của công việc và mình cần bắt đầu từ đâu.

1.2. Danh sách nhiệm vụ chi tiết ( Detailed task lists)

To-do lists có thể đáp ứng được để quản lý công việc cho cá nhân hoặc quản lý công việc cho các dự án đơn giản. Tuy nhiên, nếu ở cấp độ nhóm nhiều người và dự án lớn thì bạn nên dùng danh sách nhiệm vụ chi tiết.

Mặc dù có cấu trúc tương tự nhau, danh sách nhiệm vụ chi tiết chứa nhiều chi tiết hơn đáng kể so với to-do lists. Những chi tiết này giúp việc thực hiện và hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Những chi tiêt của danh sách nhiệm vụ chi tiết trong phần mềm quản lý giao việc bao gồm người phụ trách chúng, deadline, thứ tự ưu tiên, loại thanh toán, giờ và chi phí ước tính, mô tả nhiệm vụ, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa.

Khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc, bạn có thể chia một dự án lớn hơn thành một loạt các danh sách nhiệm vụ theo giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm chịu trách nhiệm

Ngoài ra bạn cần lưu ý mức độ chi tiết (ngày nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, chi phí ước tính, v.v.) mà mỗi tác vụ chứa và thực sự phụ thuộc vào khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc.

1.3. Nhiệm vụ con (subtasks)

Bây giờ, bạn có thể có một loạt các công việc trong danh sách của mình có chứa nhiều bước hoặc quá phức tạp để bạn gọi chúng là một nhiệm vụ.

Ví dụ: Bạn cần phải viết một bài viết mới trên blog cho website của bạn. Bạn sẽ mô tả công việc như thế nào khi viết tên nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc? Chỉ đơn giản là: “Viết bài”?. Bạn sẽ cần phải thực hiện một nghiên cứu từ khóa, rà soát lại các bài viết của đối thủ cạnh tranh, đưa ra một phác thảo và có thể tạo ra một vài hình ảnh ngay cả trước khi bạn đến phần viết.

Vì vậy, nếu bạn muốn mô tả chi tiết hơn cho nhiệm vụ lớn, hãy chia nhiệm vụ lớn thành các công việc con (subtasks). Khi sử dụng phần mềm Quản lý giao việc, Bạn có thể chỉ định mỗi nhiệm vụ con (subtasks) cho một thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách và sẽ được hoàn thành đúng hạn.

1.4. Nhiệm vụ định kỳ

Cho dù có thích hay không, tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ định kỳ như: gửi hóa đơn hàng tháng, viết báo cáo định kỳ, tham dự các cuộc họp, hay cập nhật trạng thái hàng ngày.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, những nhiệm vụ định kỳ được tạo tự động khi được đánh dấu là hoàn chỉnh, dựa trên mẫu bạn đã thiết lập ngay từ đầu.Các nhiệm vụ định kỳ phụ thuộc tần số do bạn thiết lập.

Chẳng hạn, nếu hàng tháng bạn phải gửi một bản tin, bạn chỉ cần cài đặt trên phần mềm quản lý công việc của mình để nhắc bạn về nhiệm vụ này vào ngày đầu tiên của mỗi tháng hoặc đặt thông báo ngày đến hạn một hoặc hai ngày trước deadline, bạn sẽ luôn có đủ thời gian để chuẩn bị cho công việc.

(TIP: Nếu phần mềm quản lý giao việc bạn đang sử dụng không có tính năng này, hãy tạo một dự án riêng cho tất cả các nhiệm vụ định kỳ và để chúng ở trang thái không hoàn thành. Thay đổi ngày đến hạn của bạn một lần nữa và đặt thông báo định kỳ để bạn không quên những nhiệm vụ định kỳ này.)

2. Những phương pháp giúp bạn quản lý công việc dễ dàng và khoa học hơn

To-do lists, danh sách nhiệm vụ (task-list) phức tạp, nhiệm vụ con (subtasks) và nhiệm vụ định kỳ đều cần tổ chức và sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý mà vẫn tiện lợi cho người dùng.

Dưới đây là một số phương pháp khoa học dể bạn có thể dễ dàng quản lý công việc khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc từ lúc tạo ra công việc cho đến khi hoàn thành.

• Kanban

Kanban là một công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và quy trình công việc liên quan đến cá nhân hoặc dự án. Một bảng Kanban (hoặc bảng tiến độ) chia một dự án thành các giai đoạn, làm nổi bật các nút thắt tiềm năng cho từng giai đoạn của dự án của bạn.

Để sử dụng phương pháp bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý giao việc có tích hợp phương pháp Kaban, hoặc bảng tính trên máy tính hoặc chỉ đơn giản là một tấm bảng trắng

Cấu trúc điển hình của bảng Kaban bao gồm:

• Board: Nơi mà bạn viết tất cả các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành và quản lý trong suốt vòng đời dự án
• Danh sách (hoặc cột): thể hiện giai đoạn dự án mà qua đó thẻ (card) có thể vượt qua
• Thẻ (Cards): thể hiện một nhiệm vụ hoặc ý tưởng liên quan đến dự án

Thông thường, trước tiên mỗi nhiệm vụ hoặc công việc được thêm vào một phần gọi là Backlog (một danh sách chứa tất cả các tác vụ chưa hoàn thành những cần phải được xử lý sớm). Khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bạn sẽ di chuyển từ từ cột ngày sang cột khác.

• Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch công việc và theo dõi lịch trình dự án của bạn theo ngân sách. Nói ngắn gọn, biểu đồ trực quan này cho bạn biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào.

Nó rất lý tưởng nếu bạn làm việc với một dự án phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên, cho phép bạn ngay lập tức thực hiện các điều chỉnh khi đang trong quá trình thực hiện dự án.

Với phần mềm Quản lý giao việc áp dụng phương pháp biểu đồ Grantt, biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian cho phép bạn xem thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc phụ thuộc giữa chúng. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị: ai là người phụ trách công việc và họ phải mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.s

Nguồn: www.paymoapp.com

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.

Để đăng ký trải nghiệm Phần mềm Quản lý Công việc digiiTASK, đăng ký ngay tại đây

Để tìm hiểu và được tư vấn thêm về Phần mềm Quản lý công việc digiiTASK cũng như các phần mềm khác của OOC, vui lòng liên hệ.

Đọc thêm tại: Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: Luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý công việc.

Quản lý Công việc: Tầm quan trọng của việc sử dụng Phần mềm

Quản lý Công việc: Tầm quan trọng của việc sử dụng Phần mềm: Cách xây dựng và quản lý công việc để giúp bạn cân bằng công việc một cách dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý công việc.

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

Đối mặt với CMCN 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?

Đối mặt với Cách mạng Công nghệ 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?

Chúng ta nghe nói quá nhiều về Cách mạng Công nghệ 4.0 và ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp, nhưng ít có tài liệu hướng dẫn cụ thể doanh nghiệp nên làm gì để không bỏ lỡ, không nằm ngoài giai đoạn phát triển quan trọng này. Cách mạng Công nghệ 4.0 bao gồm việc ứng dụng những công nghệ tiến bộ quan trọng gần đây trong phần mềm quản lý, kinh doanh như Dữ liệu lớn (Big Data), Internet Vạn vật (Internet of Things – IoT), Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI).

Chuyển đổi số là gì?

Một cách lý tưởng, nếu không phải là doanh nghiệp sinh ra đã có sản phẩm, dịch vụ “số hóa”, doanh nghiệp cần hướng tới chuyển đổi số và sớm thực hiện việc này để có được lợi thế cạnh tranh, hoặc ít nhất không bị tụt hậu so với các doanh nghiệp cạnh tranh, cũng như các đối thủ cạnh tranh “công nghệ”, như Grab, AirBnB… Chuyển đối số nói đến việc doanh nghiệp số hóa các sản phẩm, dịch vụ của mình, hoặc ít nhất cũng số hóa cách thức cung cấp dịch vụ, quy trình dịch vụ bằng việc áp dụng công nghệ, để tăng tốc độ, hiệu quả cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Các ngân hàng ứng dụng công nghệ để cung cấp dịch vụ đến khách hàng thông qua hệ thống Internet Banking, Mobile Banking giúp khách hàng có thể thực hiện hầu hết giao dịch mà không cần đến chi nhánh hay phòng giao dịch, đồng thời tối đa hóa hàm lượng “tự phục vụ” của khách hàng, qua đó tiết kiệm cả thời gian và chi phí của ngân hàng và khách hàng. Các doanh nghiệp như Uber, Grab hệ thống nền tảng công nghệ để phục vụ khách hàng đồng thời thu thập thông tin về khách hàng, từ đó cá thể hóa dịch vụ hoặc dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng (ví dụ mã giảm giá)…

Liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng?

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng ngay cho việc chuyển đổi số, do tính chất của sản phẩm, dịch vụ mà họ đang cung cấp. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn chưa hề sử dụng bất cứ phần mềm quản lý nào, ngoài phần mềm kế toán. Song song với chuyển đổi số, việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, như quy trình bán hàng, quy trình sản xuất (đối với doanh nghiệp sản xuất) hay quy trình quản lý dự án (đối với doanh nghiệp kinh doanh theo dự án). Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở trong trạng thái như vậy, triển khai sớm phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp sớm chuẩn hóa quy trình và số hóa công tác quản lý của mình, giảm chi phí và tăng tốc độ cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Ngoài ra, một số doanh nghiệp dù đã ý thức được sự cần thiết phải số hóa được các quá trình thực hiện và quản lý nghiệp vụ, những các công ty vẫn chưa triển khai được phần mềm quản lý là do chưa chuẩn hóa được dòng chảy công việc, đồng bộ được các dữ liệu và thông tin chung của các mảng hoạt động khác nhau. Việc chuẩn hóa này đòi hỏi thời gian và nỗ lực của lãnh đạo công ty, của các trưởng bộ phận và sự hợp tác của họ để cùng điều chỉnh sao cho khớp được nhu cầu của mọi chức năng – vốn rất đa dạng và được diễn đạt dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau. BA dù có giỏi đến đâu mà không có được sự hợp tác nêu trên cũng không thể giúp doanh nghiệp xây dựng phần mềm quản lý phù hợp và hiệu quả.

Phương thức triển khai phần mềm quản lý

Có nhiều phương thức để doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vào công tác quản lý.

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) có tên tuổi Các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất, kinh doanh có độ trưởng thành cao, có thể lựa chọn đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) của các nhà cung cấp lớn như SAP. Đây là một giải pháp lý tưởng đối với các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất có độ trưởng thành cao, và tiến tới chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, đây cũng là giải pháp đắt đỏ, tốn thời gian và có rủi ro triển khai lớn nếu không chọn được tư vấn tốt và không có đội ngũ nhân sự đối ứng có năng lực và quyết tâm triển khai.

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) với NCC trong nước

Một phương án khác của việc đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là mua các giải pháp của các nhà cung cấp ít tên tuổi hơi (như các công ty phần mềm trong nước). Giải pháp này đỡ tốn kém hơn. Tuy nhiên cần lưu ý khâu lựa chọn và triển khai để đảm bảo lựa chọn được NCC phù hợp, phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) từ lõi phù hợp với quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp (sản xuất, phân phối hay bán hàng,..) và có đội ngũ tư vấn/triển khai có năng lực và kinh nghiệm. Một điểm khác cần lưu ý là khả năng phân tích nghiệp vụ của đội ngũ BA để giúp doanh nghiệp tùy biến phần mềm quản lý cho phù hợp.

Thuê NCC phát triển phần mềm quản lý

Nếu doanh nghiệp đủ nguồn lực và có tính đặc thù cao, có thể lựa chọn phương án thuê công ty phần mềm phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo nhu cầu của mình. Phương án này thường mất thời gian phát triển, và có rủi ro thất bại cao nếu công ty phần mềm không đủ kinh nghiệp, thiếu BA có trình độ cũng như không phân tích hết được các tình huống/biến thể trong kinh doanh. Việc nâng cấp, mở rộng sẽ khó khăn do không chia sẻ được chi phí. Thuê NCC phát triển riêng module lõi và tích hợp vào phần mềm có sẵn Doanh nghiệp có thể thuê công ty phần mềm phát triển module lõi (nếu có nhiều yếu tố đặc thù), sau đó tích hợp vào một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tiêu chuẩn. Trường hợp này vẫn đảm bảo được tính đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng tiết kiệm được thời gian xây dựng các module phổ biến như nhân sự, kế toán. Module lõi của trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là tiền đề để doanh nghiệp thực hiện việc số hóa sản phẩm/dịch vụ hoặc quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Thuê phần mềm dạng dịch vụ (SaaS)

Doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế hoặc/và “chưa từng trải”, có thể chọn phương án thuê phần mềm quản lý của các nhà cung cấp (SaaS), hay còn gọi là thuê phần mềm để triển khai, sử dụng ngay. Phương án này không tốn chi phí đầu tư ban đầu và tiết kiệm thời gian triển khai, đồng thời luôn được cập nhật tính năng mới của phần mềm quản lý thuê ngoài. Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý thuê ngoài này, theo thời gian doanh nghiệp sẽ phát hiện ra/hiểu rõ hơn nhu cầu sử dụng của mình. Nếu đến lúc đó, phần mềm quản lý thuê ngoài không đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nữa, doanh nghiệp có thể đầu tư phần mềm quản lý mới, khi đã có đủ trải nghiệm và hiểu rõ hơn yêu cầu nghiệp vụ của mình. Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm dạng dịch vụ ngày càng phổ biến ở Việt nam, như MISA, Base hay OOC.

Bắt đầu hôm nay hay đứng ngoài cuộc

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là một thách thức thực sự đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có ý thức triển khai phần mềm quản lý sớm, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hơn các vấn đề quản lý và đánh mất cơ hội kinh doanh khi không khai thác được khối lượng dữ liệu khách hàng ngày càng lớn hơn.

Nguồn: Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Xây dựng phần mềm quản lý - Trải nghiệm của người trong cuộc II

Nếu làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm khó khăn 1 thì khó khăn trong triển khai lớn gấp 3-4 lần.

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng cuốn chiếu, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng. Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu như kinh doanh, tư vấn… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Xây dựng phần mềm quản lý - Trải nghiệm người trong cuộc.

Bài viết này tôi muốn chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp một người điều hành, cũng là người đã tự tay thiết lập những hệ thống quản lý sơ khai đầu tiên cho doanh nghiệp sau khi tái cơ cấu, cho đến lúc nhận thấy không thể tiếp tục vận hành mà không có một hệ thống phần mềm quản lý tích hợp. Những chia sẻ ở đây, có thể không phải là điển hình với mọi doanh nghiệp, cũng có thể chưa phải là cách làm tối ưu, nhưng đã được sử dụng và mang lại kết quả tích cực.

Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

Tại sao với cùng một công việc, trong cùng điều kiện như nhau, có người làm việc hiệu quả còn người khác thì không? Bài viết về khung năng lực sau đây sẽ giải đáp câu hỏi hóc búa này.

Giới thiệu

Các nghiên cứu trong hơn ba mươi năm qua cho thấy những cá nhân có thành tích vượt trội sử dụng các hành vi khác nhau để hoàn thành công việc. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những cá nhân có thành tích vượt trội sử dụng kết hợp nhiều phương pháp và hành vi so với những cá nhân khác chứ không phải là một hành vi duy nhất.

Phương pháp quản lý dựa trên năng lực là một phương pháp xác định, chuẩn hóa và áp dụng các hành vi có thể tạo ra sự khác biệt về hiệu quả giữa những cá nhân xuất sắc và những người bình thường và đảm bảo một cách hiểu thống nhất khi nói về các hành vi quan trọng gắn với công việc.

Năng lực và khung năng lực

Năng lực ở đây được hiểu là bất cứ thái độ, kỹ năng, hành vi , động cơ hoặc các đặc điểm cá nhân khác có vai trò thiết yếu để hoàn thành công việc, hoặc quan trọng hơn là có thể tạo ra sự khác biệt về hiệu quả công việc giữa người có thành tích vượt trội và người có thành tích trung bình.

Khi thiết kế và mô tả một năng lực, thông thường có ba phần: định nghĩa năng lực, mục đích sử dụng năng lực và các cấp độ của năng lực. Phần định nghĩa về năng lực sẽ mô tả một cách khái quát nhất năng lực là gì. Phần mục đích sử dụng sẽ trả lời câu hỏi tại sao tổ chức hoặc công việc này cần năng lực này hoặc tại sao nó lại quan trọng.

Mỗi năng lực cụ thể sẽ bao gồm một số cấp độ, mỗi cấp độ sẽ được mô tả cụ thể dưới dạng một tập hợp các hành vi, cấp độ sau bao gồm các năng lực của cấp độ trước đó. Tức là, các hành vi của cấp độ trước đó là tiền đề đối với các hành vi cao hơn.  Số lượng các cấp độ của mỗi năng lực phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các hành vi được mô tả. Thông thường mỗi năng lực có thể có từ 3 đến 7 cấp độ (xem ví dụ trong bảng 1).

Mỗi vị trí khác nhau sẽ có các yêu cầu về cấp độ khác nhau và do đó sẽ có các mức độ xuất sắc khác nhau đối với vị trí đó. Thông thường, chúng ta phải xác định cấp độ tối thiểu và cấp độ xuất sắc của mỗi năng lực cho từng công việc. Cấp độ tối thiểu là cấp độ thấp nhất phải đạt được và được sử dụng nhiều trong tuyển dụng, đào tạo và xếp lương. Cấp độ xuất sắc mô tả nội dung của các hành vi thể hiện trong một năng lực cụ thể để đạt được thành tích vượt trội khi thực hiện một loại công việc nhất định. Cấp độ náy được sử dụng chủ yếu cho phát triển nhân sự và quản trị thành tích để giúp nhân viên đạt được thành tích vượt trội hay xuất sắc. Cấp độ xuất sắc cho tổ chức biết được nỗ lực đào tạo phát triển cần phải tập trung vào đâu để đạt được sự cải thiện hiệu quả công việc cao nhất. Cấp độ xuất sắc không phải là tiêu chuẩn tối thiểu cũng như không phải là mức không thể đạt được mà là xác định một cấp độ ở đó người thực hiện công việc sẽ đạt được hiệu quả cao nhất và có thể thực hiện được trong giới hạn của mỗi vị trí.

Bảng 1 là ví dụ về năng lực làm việc nhóm. Đối với các vị trí là nhân viên trong một bộ phận, cấp độ yêu cầu thường là cấp độ  và cấp độ xuất sắc là 2 hoặc 3 trong khi đối với một trưởng bộ phận có thể yêu cầu ở cấp độ 3 và cấp độ xuất sắc là ở mức 4.

Mỗi công việc sẽ yêu cầu một tập hợp các năng lực – các kiến thức, kỹ năng và đặc điểm cá nhân cần để hoàn thành tốt một vai trò/công việc và tập hợp này gọi là khung năng lực hoặc hồ sơ năng lực. Khung năng lực là một phương pháp tổng hợp nhằm hỗ trợ cho việc tuyển dụng và xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo – quản lý, xây dựng các chương trình đào tạo, phát triển quản lý và lãnh đạo, xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức.

Cấu trúc của khung năng lực

Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý nói riêng, mỗi vị trí quản lý hoặc lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức sẽ có một khung năng lực. Các năng lực này có thể chia làm hai nhóm:

• Năng lực cốt lõi (core competencies) – gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, năng lực ra quyết định và giải quyết vấn đề…

• Năng lực theo vai trò (Role specific competencies)– là các năng lực ứng dụng cho các vị trí cụ thể trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược. Trong bảng 2, năng lực theo vai trò chính là năng quản lý và lãnh đạo (chỉ dành cho quản lý và lãnh đạo).

Trong thực tế triển khai, ngoài việc xác định hai nhóm năng ở trên, các doanh nghiệp có thể bổ sung thêm một nhóm năng lực nữa là năng lực chuyên môn. Năng lực chuyên môn (technical competence) – là các kiến thức, kỹ năng và khả năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn.

Việc chia ra làm ba nhóm như vậy chỉ mang tính chất tương đối vì thường có sự chồng lấn lên nhau. Vì dụ, năng lực giao tiếp là năng lực cốt lõi vì nó cần thiết cho mỗi công việc nhưng nó lại là yếu tố cấu thành trong năng lực chuyên môn của nhân viên bán hàng.

Ứng dụng của khung năng lực

Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự  tổng hợp nhằm ứng dụng cho rất nhiều các hoạt động quản lý nguồn nhân lực.

Khung năng lực có thể sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực cũng như là cơ sở quan trọng cho hoạt động xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo – quản lý. Các năng lực trong khung năng lực có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên. Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp có thể ấn định một những năng lực cần thiết phải đánh giá khi tuyển dụng và cấp độ tối thiểu mà một ứng viên khi được tuyển chọn.Như vậy, người tuyển dụng sẽ có một bức tranh toàn diện về các yêu cầu của công việc. Nó giúp người tuyển dụng có thể phân biệt giữa các năng lực có thể đào tạo và những năng lực rất khó phát triển và phải đáp ứng ngay khi tuyển. Khi đánh giá ứng viên, kết hợp với công cụ phỏng vấn hoặc trung tâm đánh giá doanh nghiệp có thể xác định được năng lực của ứng viên ở cấp độ nào ở các yêu cầu khác nhau. Nhờ vậy, người tuyển dụng sẽ đảm bảo được một cuộc phỏng vấn có tính hệ thống và khả năng tuyển được người có khả năng thành công với công việc cao hơn.

Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng hoạt động đào tạo, cụ thể là xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoăc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên. Khi có hai dữ liệu này, việc xác đinh ai cần phải đào tạo năng lực gì, đào tạo ở cấp độ nào trở nên vô cùng đơn giản khi so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực. Với việc ứng dung khung năng lực, doanh nghiệp có thể  tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả và do đó khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.

Bên cạnh đó, Khung năng lực cũng thiết lập một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Đối với hoạt động quản lý thành tích, nhờ khung năng lực mà họ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường. Nó giúp người quản lý xác định nhưng gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích. Đối với việc vận hành hệ thống lương, việc quyết định một người ở bậc lương nào trong một thang lương sẽ dễ dàng hơn và có cơ sở rõ ràng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.

Xây dựng và triển khai khung năng lực

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực. Mục đích sử dụng khác nhau (tuyển dụng, đào tạo hay phát triển nhân lực) sẽ dẫn đến việc lựa chọn khác nhau – ví dụ như sử dụng cấp độ tối thiểu hay cấp độ xuất sắc làm hồ sơ năng lực. Quá trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi tổ chức phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Lý do là các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, vì vậy khi hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Sau khi xác định xong hệ thống chức danh, việc tiếp theo là xác định các năng lực có thể cần đến. Việc xác định các năng lực không nhất thiết phải xây dựng mới từ đầu (vì sẽ mất rất nhiều thời gian) trong khi chúng ta có thể tìm thấy rất nhiều từ điển năng lực khác nhau trên mạng Internet và hoàn toàn đảm bảo độ tin cậy. Mộ số bộ năng lực được phổ biến rộng rãi và có thể sử dụng rất tốt như “31 năng lực cốt lõi” do Tạp chí  Workforce trên trang workforce.com , từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển… Các bộ từ điển năng lực này đã nêu đầy đủ định nghĩa năng lực, mô tả các hành vi gắn với năng lực và các ví dụ. Việc cần làm là doanh nghiệp xác định năng lực nào có thể cần, phân chia các hành vi thành các cấp độ từ thấp đến cao một cách hợp lý và khoa học. Phương pháp sử dụng các khung năng lực có sẵn sau đó điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù công việc trong doanh nghiệp là phương pháp sử dụng rộng rãi nhất và chứng tỏ sự thành công trên thế giới cũng như ở Việt Nam.

Sau khi có được bộ năng lực với đầy đủ định nghĩa và mô tả các cấp độ, bước tiếp theo cần làm là xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với những công việc cụ thể. Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh mới đảm bảo những năng lực sau khi được chọn sẽ thực sự phù hợp và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc. Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng.

Để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, phần công việc quan trọng là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực. Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao vì vậy nếu doanh nghiệp không có đủ người có năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì tự phát triển nội bộ.

Cuối cùng, quá trình áp dụng khung năng lực trong quản lý nhân sự sẽ bắt đầu bằng việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá. Trên cơ sở kết quả phân tích, so sánh , bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện được lộ trình công danh đã đặt ra. ). Khuyến khích, thúc đẩy sự quan tâm của các nhà quản lý và bản thân nhân viên, mục tiêu phát triển năng lực nên được đưa vào thành chỉ số thành tích thiết yếu (KPI) trong đánh giá cuối năm, …

Thay lời kết

Khung năng lực đã được chứng minh là công cụ hiệu quả trong tuyển dụng, quản lý thành tích, phát triển nguồn nhân lực và cuối cùng là để nâng cao hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp. Do đó, ngày càng nhiều tổ chức, doanh nghiệp phát triển và áp dụng khung năng lực . Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã thất bại trong việc theo đuổi mục tiêu này vì đội ngũ quản lý không hiểu rõ những lợi ích của khung năng lực và không được đào tạo đầy đủ về công cụ này; mặt khác, họ không tạo ra được sự liên kết giữa khung năng lực với mục tiêu của doanh nghiệp và kết cục là khung năng lực mà họ phát triển chỉ là một mớ hỗn độn các khái niệm và làm cho nó không thể hiện thực hóa được những lợi ích tiềm năng vốn có. Vì vậy, doanh nghiệp hãy có sự chuẩn bị chu đáo trước khi bắt tay vào xây dựng khung năng lực cho mình.

Ngô Quý Nhâm, Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT là công cụ giúp doanh nghiệp tự thiết kế khung năng lực và đánh giá năng lực được xây dụng trên nền tảng phương pháp khung năng lực COID. Dưới đây là giới thiệu ngắn gọn tính năng chính của phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT.

Tự thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí
• Phần mềm  Quản lý năng lực digiiCAT cho phép tự thiết kế Từ điển năng lực dựa trên cơ sở dữ liệu gợi ý sẵn có theo ngành
• Thiết lập linh hoạt các nhóm năng lực, năng lực, điểm từng năng lực.
• Phần mềm cho phép tự thiết kế khung năng lực cho từng vị trí. Qua đó, phần mềm giúp thiết lập điểm tối thiểu và kỳ vọng với mỗi năng lực.

Tự thiết kế đợt đánh giá năng lực theo khung năng lực
• Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT cho phép tự thiết kế nhiều đợt đánh giá sử dụng khung năng lực tùy chọn.
• Tài khoản Quản trị hệ thống có thể thiết lập chức danh được đánh giá, nhân sự đánh giá và được đánh giá trong từng đợt
• Quy ước tính điểm và lựa chọn loại hình đánh giá đa dạng.

Theo dõi và đánh giá năng lực theo khung năng lực
• Người đánh giá có thể đánh giá năng lực nhân viên hoặc ủy quyền cho nhân sự khác đánh giá.
• Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT cho phép phân quyền giám sát quá trình đánh giá và xem kết quả

Báo cáo
• Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT tự động thiết lập báo cáo theo nhiều tiêu chí
• Các báo cáo được hiển thị trực tiếp trên hệ thống online
• Dễ dàng kết xuất bản mềm để lưu trữ và sử dụng như đầu vào của công tác quản trị nhân sự khác.

Với các tình năng như trên, phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực cá nhân dễ dàng, linh hoạt. Báo cáo đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp định hướng phát triển năng lực nhân viên. Kết quả đánh giá cũng là căn cứ cho tuyển dụng, tính lương, bổ nhiệm thăng chức.
Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT giúp lưu trữ, quản lý từ điển năng lực và đánh giá năng lực cá nhân sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động bài bản hơn, phân công công việc rõ ràng, đánh giá năng lực và đánh giá kết quả công việc một cách khoa học, công bằng, có tính động lực và qua đó giúp giữ/thu hút nhân sự có năng lực vào công ty.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn Phần mềm Quản lý doanh nghiệp digiiMS của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC, vui lòng liên hệ:

Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Điện thoại: 0963636066 Email: ooc@ooc.vn

Đăng kí dùng thử Phần mềm Quản lý doanh nghiệp OOC – digiiMS tại đây

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

Đánh giá website bằng các chỉ số

Khách hàng là người quyết định - điều này cũng đúng trong thế giới web. Số lượng khách truy cập website, số trang khách xem, thời gian khách dừng chân... quyết định thứ hạng và giá trị của website.  Nguyễn Hùng, http://mangvn.org/news/Thiet-ke-Web/Danh-gia-website-bang-cac-chi-so-442/ 

OCD 9 tuổi | Tri ân các cố vấn

Nếu ai đó hỏi các sáng lập viên OCD vào thời điểm đầu năm 2003, khi họ thành lập một công ty tư vấn quản lý, rằng: Có ai trong số họ đă từng làm “tư vấn quản lý” ít nhất một nửa thời gian của mình trong vòng 5 năm trước đó? Có ai trong số họ khi đó có được chỉ một nửa thu nhập thường xuyên của ḿnh từ các hợp đồng tư vấn? Câu trả lời từ tất cả các sáng lập viên OCD sẽ đều là: “Tuyệt đối không!” Vậy th́ì, nền tảng nào đă giúp OCD tạo dựng và phát triển mảng dịch vụ tư vấn quản lý được như hiện nay?

http://ocd.vn/index.php/vi/news/ocdnews/782-ocd-tu-van-quan-ly