Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW là gì?

 

digiiTeamW là phần mềm KPI?

Đúng, digiiTeamW là một phần mềm KPI đúng nghĩa, với đầy đủ các chức năng thông thường như tạo mục tiêu, tạo chỉ tiêu, trọng số, công thức tính, phân giao cho các bộ phận… Phần mềm cũng cho phép nhà quản lý xem các báo cáo, dashboard, xếp hạng KPI hay bản đồ chiến lược.

digiiTeamW được phát triển trên cơ sở kế thừa và cải tiến những hạn chế của phần mềm digiiKPI do OOC xây dựng.

digiiTeamW là phần mềm OKR?

Đúng, digiiTeamW cũng là một phần mềm OKR. Cơ chế linh hoạt cho phép người dùng tạo Mục tiêu (O) và Kết quả then chốt (KR) theo các cấp độ và quản lý việc thực hiện các mục tiêu/kết quả then chốt này. Kết quả được tính theo % hoàn thành – một cải tiến từ cơ chế tính theo thang 0-1 hoặc thang 10 truyền thống.

digiiTeamW cũng hỗ trợ mạnh nhu cầu trao đổi trong quá trình thực hiện các mục tiêu, KR thông qua các công cụ chat, comments theo ngữ cảnh. digiiTeamW hỗ trợ cơ chế giao mục tiêu linh hoạt theo cơ cấu tổ chức hoặc theo team dự án – một đặc thù của OKR.

Quản lý dự án?

Đúng, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW có thể sử dụng như một công cụ quản lý dự án với các thành phần cơ bản như 5W2H: Ai, Làm gì, Với ai, Khi nào, (Ở đâu), Như thế nào và Cần bao nhiêu nguồn lực.

digiiTeamW được thiết kế hoàn toàn tương thích với Work Break-down Structure, cho phép người quản lý dự án (hay mục tiêu) có thể chia nhỏ mục tiêu theo WBS và giao cho nhân sự trong team.

Giao việc và quản lý công việc?

Đương nhiên, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW hoàn toàn có thể sử dụng như một phần mềm giao việc và quản lý công việc. Nhà quản lý có thể tạo đầu việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.

Cộng tác và quản lý nhóm làm việc từ xa?

Đúng. Cộng tác chính là một trong những tính năng quan trọng của digiiTeamW. Nhờ các công cụ cộng tác theo ngữ cảnh của mục tiêu/công việc, digiiTeamW cung cấp một nền tảng cộng tác trực tuyến giữa các thành viên trong một bộ phận hoặc nhóm – cùng thực hiện một mục tiêu.

Điều này giúp các thành viên nhóm dễ dàng trao đổi những vấn đề trong quá trình thực hiện mà không cần dùng đến các công cụ chat bên ngoài như Zalo, Viber vốn dễ bị trôi thông tin theo thời gian. Việc bảo mật cũng vì thế mà tốt hơn.

Trong bối cảnh dãn cách xã hội như hiện nay, làm việc tại nhà là điều không thể tránh khỏi. digiiTeamW chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp hay ngay cả các nhóm làm việc dễ dàng phối hợp và hỗ trợ nhau trong công việc, đảm bảo kết quả tốt hơn.

Nguồn: OOC

CMCN 4.0 và ảnh hưởng tới trả lương 3P - Công ty Tư vấn Quản lý OCD

CMCN 4.0 và ảnh hưởng tới trả lương 3P - Công ty Tư vấn Quản lý OCD: CMCN 4.0 và ảnh hưởng đến trả lương 3P

Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC digiiMS

Tổng quan về phần mềm Quản trị Doanh nghiệp OOC digiiMS

• OOC digiiMS giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. 
• Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý chuyên sâu, hướng tới hợp nhất quản lý và điều hành
• OOC digiiMS có thân thiện, dễ sử dụng, khả năng tùy biến và tính mở cao
• Phần mềm có hệ thống báo cáo động và đáp ứng xuất sắc các nhu cầu quản lý
• OOC digiiMS giúp doanh nghiệp tự thiết kế các hệ thống quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu ngành và mô hình kinh doanh

Đặc tính nổi bật

• Phần mềm duy nhất có công cụ và CSDL để doanh nghiệp có thể tự thiết kế và thay đổi 
• Ngân hàng dữ liệu có sẵn tùy thuộc ngành nghề – dựa trên kinh nghiệm tư vấn gần 20 năm cho nhiều công ty lớn.
• Tính năng linh hoạt và đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp
• Báo cáo hình ảnh hóa được cập nhật liên tục, linh hoạt và hấp dẫn
• Hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm

Lợi ích vượt trội

• Quản lý nhân sự theo hướng “phát triển nguồn nhân lực”
• Tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
• Tập trung vào nhu cầu của nhà quản lý
• Phần mềm duy nhất cho phép tự thiết kế hệ thống và công cụ quản lý
• Tận dụng kinh nghiệm thực tế của đội ngũ tư vấn

Các phân hệ của Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp digiiMS

• Quản lý nhân sự nền tảng digiiHRCore
• Quản lý Đãi ngộ digiiC&B
• Đánh giá năng lực digiiCAT
• Quản lý KPI digiiKPI
• Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW

Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC digiiMS

Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC digiiMS: Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC digiiMS - thông tin nhân sự, năng lực, KPI, lương thưởng, thiết lập và thực hiện chính sách

Dừng dự án AI vì quá nguy hiểm

Phần mềm trí tuệ nhân tạo GPT-2 được huấn luyện chỉ để dự đoán từ tiếp theo trong câu. Tuy nhiên, sau đó, nó đã có thể bắt chước theo cách hành văn của con người.

Theo TechCrunch, công ty nghiên cứu trí tuệ nhân tạo OpenAI đã phải ngừng dự án để đánh giá lại phần mềm ngôn ngữ tự nhiên kiểu mới của họ. Phần mềm này được gọi với cái tên GPT-2, được đào tạo từ hơn 40 GB dữ liệu văn bản trên Internet.

Ban đầu, nó được huấn luyện chỉ để dự đoán từ tiếp theo trong câu. Tuy nhiên, khi quá trình này kết thúc, hệ thống đã có thể bắt chước theo cách hành văn của con người, tự động điều chỉnh nội dung văn bản và hoàn thành chúng một cách liền mạch với đúng độ dài yêu cầu.

Theo Gizmodo, phần mềm này vẫn gặp một số rắc rối với những nội dung mang yếu tố kỹ thuật nhưng về cơ bản, tính hợp lý của đoạn văn sau khi được hoàn thành khá cao.

Ngoài lợi ích thấy rõ như phát triển phần mềm nhận dạng giọng nói hay các con bot trả lời khách hàng, các nhà nghiên cứu cũng bày tỏ quan ngại rằng công nghệ này sẽ bị lợi dụng để phục vụ cho việc tạo tin tức giả, mạo danh người khác hay tự động nhận xét, spam trên các phương tiện truyền thông xã hội.

Vì những lo ngại này, OpenAI cho biết họ sẽ chỉ phát hành một phiên bản rút gọn của phần mềm để các nhà nghiên cứu tự mình thử nghiệm. “Chúng tôi không cho phép công nghệ này bị lạm dụng hoặc sử dụng theo hướng gây hại cho xã hội. Đây là hành động rất khó khăn đối với chúng tôi”, Jack Clark, giám đốc chính sách của OpenAI cho biết.

OpenAI cho biết họ vẫn chưa đưa ra quyết định cuối cùng về việc phát hành GPT-2 và sẽ xem xét lại sau 6 tháng nữa. Đồng thời, công ty kêu gọi chính phủ nên xem xét mở rộng hoặc bắt đầu các sáng kiến để giám sát một cách có hệ thống hơn các tác động xã hội của công nghệ trí tuệ nhân tạo AI.

Hành động này của OpenAI đã vấp phải nhiều ý kiến trái chiều từ cộng đồng AI. Có ý kiến cho rằng công ty đã quá thận trọng, thậm chí là chiêu trò gây chú ý. Những tranh cãi này cũng ảnh hưởng tới tỷ phú Elon Musk, một trong những nhà tài trợ ban đầu của OpenAI. Trong một tweet mới nhất, Musk đã xác nhận rằng ông không còn liên quan đến công ty này trong hơn một năm qua.

Trong tuần này, Tổng thống Mỹ Donald Trump cũng vừa ký một sắc lệnh về trí tuệ nhân tạo. Trí tuệ nhân tạo đã trở thành một trong nhiều mối đe dọa mới nổi đối với an ninh quốc gia của Mỹ, bên cạnh máy tính lượng tử và xe tự động không người lái.

Nguồn: zing.vn

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

 

IaaS và PaaS – Lựa chọn nền tảng nào để phát triển doanh nghiệp

Việc sử dụng điện toán đám mây vào trong phát triển doanh nghiệp yêu cầu phải có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như có một kế hoạch đầy đủ. Một trong những điều quan trọng nhất là việc quyết định lựa chọn giữa cơ sở hạ tầng như một dịch vụ hoặc Nền tảng như một dịch vụ (IaaS và PaaS).

Trong khi IaaS và PaaS có khá nhiều điểm tương đồng, có thể tìm thấy một vài điểm khác biệt quan trọng giữa 2 nền tảng này giúp cho người dùng có được sự lựa chọn phù hợp nhất. Dưới đây là một số giải pháp cho vấn đề này.

Tầm quan trọng của việc cung cấp trải nghiệm số hóa cho khách hàng

Làm thế nào để thu thập, lưu trữ, quản lý và đặc biệt là phân tích tất cả những dữ liệu đã có, nhằm cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tốt hơn, hướng đến mục tiêu cuối cùng là mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng? Câu hỏi này sẽ được ông Ông Stephen Hamill, Phó Giám đốc Mảng Oracle Marketing Cloud tại Oracle Châu Á – Thái Bình Dương & Nhật Bản trả lời.

Mỗi cuối năm, người tiêu dùng khu vực Châu Á – Thái Bình Dương lại đổ xô đến các trang web thương mại điện tử để săn lùng những ưu đãi vô cùng hấp dẫn, bắt đầu từ Ngày lễ Độc thân vào tháng 11 cho tới ngày lễ siêu-giảm-giá 12/12 và giờ đây là Lễ Giáng Sinh – thời điểm đỉnh cao của mùa mua sắm cuối năm.

Phần mềm quản lý - Kinh nghiệm triển khai

Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.

Chào anh, Anh Trung vui lòng giới thiệu qua về doanh nghiệp?

Anh Trung: Công ty TNHH Maxtour thành lập năm 2016, hoạt động trong ngành du lịch và có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ du lịch, đặt vé máy bay, phòng khách sạn nghỉ dưỡng,… Maxtour có đội ngũ làm việc nhiệt tình và chuyên nghiệp, mục tiêu của công ty là mang đến sự thoải mái, hài lòng cùng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Từ khi nào anh nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng các phần mềm quản lý?

Anh Trung: Ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp, tôi đã ý thức được tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp trong thực tế vận hành doanh nghiệp làm sao cho đúng đủ và có hiệu quả. Nhưng khi thực sự bắt tay vào làm việc, rất khó để có thể sử dụng phần mềm quản lý từ những ngày đầu tiên trừ khi bạn có tiềm lực kinh tế lớn hoặc đã được thừa hưởng sẵn một hệ thống hoàn chỉnh.

Hiện nay anh đang sử dụng các phần mềm quản lý nào?

Anh Trung: Hiện nay tôi đang sử dụng một phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng tích hợp cùng tính năng quản lý giao việc và excel – hỗ trợ quản lý doanh thu, chi phí và các dòng tiền.

Tiêu chí của anh khi quyết định sử dụng lâu dài một phần mềm là gì?

Anh Trung: Tiêu chí đầu tiên chắc chắn là phần mềm đó phải cung cấp nhiều tính năng linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Input và output của phần mềm cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà tôi luôn cân nhắc. Cần đảm bảo việc nhập dữ liệu đầu vào không quá phức tạp và mất quá nhiều thời gian, cũng như những báo cáo tổng kết cần trưc quan, có ích cho những quyết định tương lai của doanh nghiệp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ hướng dẫn sử dụng từ các NCC phần mềm cũng là điều tôi quan tâm. Những chính sách và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các NCC sẽ giúp tôi hiểu rõ tất cả các tính năng của các phần mềm trong thời gian ngắn nhất. Và yếu tố quan trọng hơn cả là tính năng bảo mật thông tin trên nền tảng cloud khi doanh nghiệp sử dụng gói doanh nghiệp thuê dài hạn.

Qua thời gian sử dụng, anh thấy mức độ đáp ứng của các phần mềm quản lý anh đã sử dụng với nhu cầu công việc như thế nào?

Anh Trung: Về tổng quan thì các phần mềm cũng đã đáp ứng được một số nhu cầu chung nhất định của doanh nghiệp, nhưng để thực sự phù hợp với quy mô của Maxtour và các yêu cầu đặc thù của riêng ngành du lịch thì tôi vẫn phải thực hiện thủ công nhiều thao tác.

Việc nhập liệu nhiều lần vào các phần mềm khác nhau cũng là điều phiền toái, mất khá nhiều thời gian và tăng khả năng sai khác dữ liệu giữa các nguồn khác nhau.

Vướng mắc lớn nhất hiện nay đối với việc sử dụng các phần mềm quản lý của công ty hiện nay là gì?

Anh Trung: Vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Maxtour gặp phải đó là sự thiếu tính tích hợp chặt chẽ giữa tất cả các phần mềm đang sử dụng. Các module cần được tích hợp với nhau tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt thì mới có thể đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu và dễ dàng luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban

Việc đảm bảo tất cả các nhân sự trong công ty đều biết và sử dụng thành thạo các phần mềm mà không mất quá nhiều thời gian cũng là một bài toán khó cho bất kỳ nhà quản lý nào. Cần nhất sự giao tiếp hiệu quả hai chiều giữa nhà quản lý và nhân viên: sự quyết liệt từ các cấp lãnh đạo để nhân viên hiểu và nhận ra tầm quan trọng của phần mềm và phản hồi từ nhân viên – những người trực tiếp sử dụng phần mềm hằng ngày.

Anh có dự kiến gì về việc tìm kiếm/hoàn thiện giải pháp quản lý doanh nghiệp?

Anh Trung: Mặc dù đã tham khảo khá nhiều phần mềm trên thị trường nhưng tôi vẫn chưa tìm được một giải pháp hoàn hảo phù hợp với doanh nghiệp mình. Với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tôi tìm kiếm một phần mềm tổng thể như mini-ERP: mô hình ứng dụng công nghệ thông tin tất cả trong một (all-in-one) vào trong quản lý hoạt động kinh doanh, phản ánh mọi hoạt động phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, giúp cho tôi có thể kiểm soát được tình hình và các nguồn lực hiện có của mình.

Phần mềm mini-ERP này cần phải có tính mở, đó chính là khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có hệ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp và ứng dụng thứ ba – nếu trong tương lai Maxtour có dự định muốn mở rộng và cần thêm nhiều tính năng từ các phần mềm khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Xin cám ơn anh đã chia sẻ.

Thực hiện bởi Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm tại:

Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị

 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp – Kinh nghiệm triển khai từ Maxtour

Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.

Phần mềm Quản lý công việc: Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó.

Các bước khi quản lý công việc và giao việc là:

• Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
• Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
• Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý công việc tại văn phòng, công ty mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)

1. Công cụ để tổ chức và sắp xếp, quản lý công việc

1.1. Danh sách những việc cần làm ( Simple to-do list)

Mỗi quy trình quản lý công việc đều bắt đầu với một danh sách việc cần làm.

Tất cả bạn cần là một tờ giấy hoặc một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do lis app) được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc. Bước đầu, bạn cần xác định các mục tiêu rõ ràng và biến chúng thành kế hoạch thực tế (actions plan). Sau đó, viết danh sách công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Bạn thậm chí có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể làm cho tiến trình thực hiện dự án rõ ràng hơn nhiều.

Tiêu chí cho một to-do list phù hợp đó chính là ngắn gọn. Một danh sách việc dài vô tận sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và chán nản.

(Note: Để tránh làm cho danh sách việc của bạn quá dài, hãy giới hạn các đầu việc dưới 20 công việc để duy trì sự tập trung và dành ưu tiên, thời gian cho những công việc quan trọng nhất mang lại giá trị cho mục tiêu chung. Hãy tập trung để hoàn thành công việc trước deadline, đừng lảng tránh và trì hoãn những công việc khó khăn, cố gắng mỗi ngày hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn trong to-do list của bạn.)

Hoàn thành các nhiệm vụ từ to-do list cũng đơn giản như việc tạo ra chúng vậy. Hoàn thành công việc và đánh dấu ngay lúc đó. Điều này rất quan trọng, rất nhiều lần tôi đã bỏ qua phần này và ngày hôm sau, tôi lại mất thời gian để hồi tưởng rằng mình đã hoàn thành đến phần nào của công việc và mình cần bắt đầu từ đâu.

1.2. Danh sách nhiệm vụ chi tiết ( Detailed task lists)

To-do lists có thể đáp ứng được để quản lý công việc cho cá nhân hoặc quản lý công việc cho các dự án đơn giản. Tuy nhiên, nếu ở cấp độ nhóm nhiều người và dự án lớn thì bạn nên dùng danh sách nhiệm vụ chi tiết.

Mặc dù có cấu trúc tương tự nhau, danh sách nhiệm vụ chi tiết chứa nhiều chi tiết hơn đáng kể so với to-do lists. Những chi tiết này giúp việc thực hiện và hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Những chi tiêt của danh sách nhiệm vụ chi tiết trong phần mềm quản lý giao việc bao gồm người phụ trách chúng, deadline, thứ tự ưu tiên, loại thanh toán, giờ và chi phí ước tính, mô tả nhiệm vụ, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa.

Khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc, bạn có thể chia một dự án lớn hơn thành một loạt các danh sách nhiệm vụ theo giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm chịu trách nhiệm

Ngoài ra bạn cần lưu ý mức độ chi tiết (ngày nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, chi phí ước tính, v.v.) mà mỗi tác vụ chứa và thực sự phụ thuộc vào khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc.

1.3. Nhiệm vụ con (subtasks)

Bây giờ, bạn có thể có một loạt các công việc trong danh sách của mình có chứa nhiều bước hoặc quá phức tạp để bạn gọi chúng là một nhiệm vụ.

Ví dụ: Bạn cần phải viết một bài viết mới trên blog cho website của bạn. Bạn sẽ mô tả công việc như thế nào khi viết tên nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc? Chỉ đơn giản là: “Viết bài”?. Bạn sẽ cần phải thực hiện một nghiên cứu từ khóa, rà soát lại các bài viết của đối thủ cạnh tranh, đưa ra một phác thảo và có thể tạo ra một vài hình ảnh ngay cả trước khi bạn đến phần viết.

Vì vậy, nếu bạn muốn mô tả chi tiết hơn cho nhiệm vụ lớn, hãy chia nhiệm vụ lớn thành các công việc con (subtasks). Khi sử dụng phần mềm Quản lý giao việc, Bạn có thể chỉ định mỗi nhiệm vụ con (subtasks) cho một thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách và sẽ được hoàn thành đúng hạn.

1.4. Nhiệm vụ định kỳ

Cho dù có thích hay không, tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ định kỳ như: gửi hóa đơn hàng tháng, viết báo cáo định kỳ, tham dự các cuộc họp, hay cập nhật trạng thái hàng ngày.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, những nhiệm vụ định kỳ được tạo tự động khi được đánh dấu là hoàn chỉnh, dựa trên mẫu bạn đã thiết lập ngay từ đầu.Các nhiệm vụ định kỳ phụ thuộc tần số do bạn thiết lập.

Chẳng hạn, nếu hàng tháng bạn phải gửi một bản tin, bạn chỉ cần cài đặt trên phần mềm quản lý công việc của mình để nhắc bạn về nhiệm vụ này vào ngày đầu tiên của mỗi tháng hoặc đặt thông báo ngày đến hạn một hoặc hai ngày trước deadline, bạn sẽ luôn có đủ thời gian để chuẩn bị cho công việc.

(TIP: Nếu phần mềm quản lý giao việc bạn đang sử dụng không có tính năng này, hãy tạo một dự án riêng cho tất cả các nhiệm vụ định kỳ và để chúng ở trang thái không hoàn thành. Thay đổi ngày đến hạn của bạn một lần nữa và đặt thông báo định kỳ để bạn không quên những nhiệm vụ định kỳ này.)

2. Những phương pháp giúp bạn quản lý công việc dễ dàng và khoa học hơn

To-do lists, danh sách nhiệm vụ (task-list) phức tạp, nhiệm vụ con (subtasks) và nhiệm vụ định kỳ đều cần tổ chức và sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý mà vẫn tiện lợi cho người dùng.

Dưới đây là một số phương pháp khoa học dể bạn có thể dễ dàng quản lý công việc khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc từ lúc tạo ra công việc cho đến khi hoàn thành.

• Kanban

Kanban là một công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và quy trình công việc liên quan đến cá nhân hoặc dự án. Một bảng Kanban (hoặc bảng tiến độ) chia một dự án thành các giai đoạn, làm nổi bật các nút thắt tiềm năng cho từng giai đoạn của dự án của bạn.

Để sử dụng phương pháp bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý giao việc có tích hợp phương pháp Kaban, hoặc bảng tính trên máy tính hoặc chỉ đơn giản là một tấm bảng trắng

Cấu trúc điển hình của bảng Kaban bao gồm:

• Board: Nơi mà bạn viết tất cả các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành và quản lý trong suốt vòng đời dự án
• Danh sách (hoặc cột): thể hiện giai đoạn dự án mà qua đó thẻ (card) có thể vượt qua
• Thẻ (Cards): thể hiện một nhiệm vụ hoặc ý tưởng liên quan đến dự án

Thông thường, trước tiên mỗi nhiệm vụ hoặc công việc được thêm vào một phần gọi là Backlog (một danh sách chứa tất cả các tác vụ chưa hoàn thành những cần phải được xử lý sớm). Khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bạn sẽ di chuyển từ từ cột ngày sang cột khác.

• Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch công việc và theo dõi lịch trình dự án của bạn theo ngân sách. Nói ngắn gọn, biểu đồ trực quan này cho bạn biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào.

Nó rất lý tưởng nếu bạn làm việc với một dự án phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên, cho phép bạn ngay lập tức thực hiện các điều chỉnh khi đang trong quá trình thực hiện dự án.

Với phần mềm Quản lý giao việc áp dụng phương pháp biểu đồ Grantt, biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian cho phép bạn xem thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc phụ thuộc giữa chúng. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị: ai là người phụ trách công việc và họ phải mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.s

Nguồn: www.paymoapp.com

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.

Để đăng ký trải nghiệm Phần mềm Quản lý Công việc digiiTASK, đăng ký ngay tại đây

Để tìm hiểu và được tư vấn thêm về Phần mềm Quản lý công việc digiiTASK cũng như các phần mềm khác của OOC, vui lòng liên hệ.

Đọc thêm tại: Tư vấn quản lý | Phần mềm quản lý | Blog Quản trị